ムダをなくそう

先日の事務所ミーティングの中では所長から経費削減に関する提案があり、また、業務改善会議でも今後は業務効率化が議論の中心となりますので、今回はそのことについてお話しようと思います。

経費削減や業務効率化は言い換えるとムダをなくそうということです。

徹底的にムダをなくすという取り組みではトヨタ自動車のカンバン方式、JIT生産システム、カイゼンが有名です。

これは、在庫を持たない、輸送効率の徹底化、手待ち時間をつくらないなど、製造工程における７つのムダをなくすことで、人件費、経費の削減だけでなく製品品質の向上にもつながる取り組みです。

今、述べた取り組みは現場での取り組みですが、実はトヨタ自動車は現場だけでなく、事務系職種にも７つのムダを定めています。

このうち、当事務所でも当てはまりそうなムダについてお話します。

マンネリのムダ

今までやっているからという理由だけで何も考えずに行っている業務はありませんか。

ちょうど今、担当者の変更もあって業務の引き継ぎをしていると思います。その中で前任者がやっているから、この方法で給与計算していたからと何も考えずにやっていませんか。

どうしても人は自分のやり方に慣れてしまうと、効率化を求めることは難しくなります。だからこそ担当者の変更はカイゼンのチャンスです。自分だったらこうするのにということを常に考えながら業務に臨むことが一歩です。

調整のムダ

実務で調整していても進まない案件を頑張って進めようとしていませんか。これは、直接の意味とは違うかもしれませんが、自分一人でなんでもかんでも抱え込んで進めていませんか。行き詰ったときは他の職員に相談してみましょう。事務所内では職歴も長く経験豊富な職員もいますし、他の業務知識から解決の糸口を見つけてくれるはずです。

会議のムダ、ごっこのムダ

決まらない会議、決めない人がいる会議を行っていませんか。決めようとせず、その周辺ばかりをつつくことで議論した気になっていませんか。

会議は決める場であって、考える場ではありません。また、人数が多い会議の場合は聞き役になってしまっていませんか。特に参加者が多い会議の場合は、必然的に発言できる時間も短くなりますし、多くの意見が出る可能性がある一方、意見がまとまりにくく結論が出づらいというデメリットもあります。会議・話し合いの場を設ける場合に本当にこの人に参加してもらったほうがいいのかを考えて主催者はメンバーを考えることも重要だと思います。

以上が、トヨタ自動車のいう事務系職種のムダについて抜粋したものになります。

トヨタではムダの削減が企業文化になり、全職員の業務意識の根底にあります。やまもと事務所でもムダの削減が企業文化になるように経費削減・業務効率の向上につなげていきましょう。

と言ってみましたが、あまりコンを詰めてムダの削減にとりくんでいると、大事なことをおろそかにしてしまうような気もします。

やまもと事務所にとって大事なものはお客様です。極限まで無駄を削減した結果、どこかで不具合が起きると機能不全に陥り、それがお客様に一番迷惑をかけることになります。

まずは肩の力を抜いて、できることから取り組んでいくことがいいのかなと思います。